De wijde wereld van onderwijs- en onderzoeksapplicaties

Onderwijsgerelateerde applicaties zijn alle applicaties die gebruikt worden door docenten bij het ontwikkelen, uitvoeren en evalueren van onderwijs. Denk bijvoorbeeld aan werkveld gerelateerde applicaties, digitale leeromgevingen, digitale toetsomgevingen, applicaties met betrekking tot video in het onderwijs en applicaties in relatie tot digitale toegankelijkheid. Maar ook games en virtual reality voor toepassing in het onderwijs.

Onderzoeksgerelateerde applicaties zijn alle applicaties die tijdelijk door lectoren nodig zijn om hun specifieke onderzoek uit te kunnen voeren. Denk bijvoorbeeld aan een ontwikkelde app die door een lector wordt gebruikt om onderzoek mee uit te voeren.

Maar waarom zou je ons eigenlijk benaderen? 

Het is toch veel handiger om zelf met een leverancier af te stemmen? Dan is het toch alleen maar gedoe om dat via via te laten lopen?

Wij zetten hieronder een aantal voordelen op een rij:

Privacy & security

Een zeer actueel onderwerp is de AVG, maar wat betekent dit nu concreet? Per applicatie moet uitgezocht worden of er persoonsgegevens in gebruikt worden. Dit kan een online applicatie zijn waarbij je moet inloggen met een emailadres en wachtwoord, maar ook een applicatie uit de zorgsector (AGZ) waarbij medische gegevens worden vastgelegd, een applicatie met belastingaangifte gegevens (FEM) of een applicatie waarbij opnames worden gemaakt tijdens stages in basisschoolklassen (APO). Is het gebruik van de applicatie verplicht of op aanraden van Saxion, dan moet Saxion ervoor zorgen dat het op gebied van privacy en security op orde is.

Security is ook een mooi begrip. Als ik mijn wachtwoord geheim houd, dan is het toch veilig? Maar wat als het wachtwoord dat je voor verschillende applicaties gebruikt gelijk is aan jouw Saxion wachtwoord? En wat als een van de applicaties een datalek heeft waarbij jou wachtwoord op straat komt te liggen? Het klinkt mooi, maar inloggen met een wachtwoord is geen garantie voor veiligheid. Veel applicaties zijn slecht beveiligd, en dus makkelijk te hacken.

Gevolgen van situaties als datalekken en hacken zijn wellicht niet overal even groot, maar het staat al snel in de krant en kan alleen al daardoor vervelende situaties veroorzaken in combinatie met de naam Saxion.

Gratis applicaties

Dat is makkelijk! Je kunt een applicatie of tooltje gewoon downloaden en gebruiken! Althans, dat lijkt zo… want juist dan spelen er veelal issues rondom privacy en security. En omdat je dan ook geen contract hebt kun je ook niets wanneer zich problemen voordoen. Veelal hebben gratis tools beperkingen op zowel technisch als privacy en security vlak en zijn betaalde accounts daarom vaak interessanter.

Contracten, SLA’s en verwerkersovereenkomsten

Contracten zijn vaak complex en het naspitten van kleine lettertjes is voor de meesten van ons geen hobby. Wij organiseren dat er een contractmanager vanuit Saxion wordt betrokken die adviseert op inhoud en proces. Waar moet je op letten in een goed contract. In de regel is een contract in eerste instantie vooral goed voor de leverancier. Hoe moet de verwerkersovereenkomst (bij verwerking van persoonsgegevens en dus al wanneer je ergens moet inloggen met een mailadres) eruit zien? Wat is er mogelijk met de prijs, zijn er interessante staffels? Kunnen gebruikersaantallen tussentijds worden bijgesteld. Heeft deze leverancier wellicht al meerdere cont(r)acten binnen Saxion en kunnen we de vraag bundelen om een betere onderhandelingspositie te krijgen. Wat moet  er gebeuren als je weer wilt stoppen met een leverancier? Wat zijn de opzegtermijnen, afspraken over export van data en vernietiging van (persoons)gegevens? Denk ook aan vraagstukken rondom intellectueel eigendom wanneer Saxion meewerkt aan nieuwe ontwikkelingen. Naast al deze inhoudelijke vragen is het ook nog zo dat veel leveranciers niet gelijk binnen een dag reageren op vragen, veelal moeten we herhaaldelijk contact opnemen en achter zaken aanbellen om alles op orde te krijgen. Gedoe dus.

Techniek en beheer

Als we iets aanschaffen is het nog maar de vraag of alles ‘zomaar’ kan draaien op onze Saxion omgeving. Welke technische issues zouden we kunnen verwachten? Wat moet geregeld worden om het stabiel te laten werken? Is er bijvoorbeeld extra hardware nodig? Kunnen de huidige computers deze software draaien? Wie gaat de applicatie testen? Zijn er verschillende soorten licenties nodig omdat een applicaties zowel op windows als apple laptops en vaste saxion systemen moet draaien? Kun je op de applicatie inloggen middels Surfconext? Hoe vaak komen er updates? Bij wie moet ik zijn als de applicatie het ineens niet meer doet? En welke rechten heb ik dan? Hoe snel wordt ik geholpen en met welke garanties?

Ontwikkelingen in de markt

Ontwikkelingen in de markt veranderen voortdurend, maar een mooi actueel voorbeeld is de Brexit. Welke gevolgen heeft dit voor welke applicaties? Wij hebben een paar voorbeelden waarbij er letterlijk juristen betrokken zijn bij bestaande contracten om te voorkomen dat we na de Brexit ineens geen eigenaar zijn van onze eigen data. 

Conclusie; wij helpen jou!

In bovenstaande opsommingen hebben wij nog lang niet alle zaken benoemd, maar waarschijnlijk geeft dit al voldoende informatie om jullie te doen beseffen dat je hier als docent of onderzoeker niet zelf mee bezig zou moeten willen zijn. En dat is precies de reden waarom team ICT&O IV (Informatievoorziening) in het leven is geroepen. Wij helpen jullie door het moeras van deze vraagstukken door enerzijds de juiste vragen te stellen over wat jullie nu echt nodig hebben en anderzijds te schakelen naar de juiste disciplines binnen Saxion om bovenstaande issues in kaart te brengen en op de juiste wijze te organiseren. Daarmee kan een docent/onderzoeker zich richten op het uitvoeren van onderzoek en onderwijs. Wij houden je op de hoogte en zijn jouw aanspreekpunt bij vragen. Mooie bijkomstigheid is dat wij hierdoor te weten komen wat er overal speelt en vragen aan elkaar kunnen koppelen zodat we niet allemaal het wiel opnieuw hoeven uit te vinden.

Wat daarbij natuurlijk wel van belang is, is dat je ons benadert zodra je over een applicatie begint te denken. Want als je pas een week voor de gewenste datum contact opneemt terwijl je zelf al maanden aan het uitzoeken bent, dan is het een onmogelijke opgave om alles nog tijdig gereed te krijgen. Kortom; benader ons wanneer er een idee speelt om mogelijk met een applicatie iets te gaan doen. Juist ook wanneer je niet eens weet aan welke applicatie je moet denken, weet ons te vinden! Praktisch neem je dan eerst contact op met de ICT&O contactpersoon van jouw academie. Hij/zij kan vervolgens de contacten met ons leggen.