Zelf een webinar of online evenement organiseren: een handleiding en de ervaring van Björn Sluiter (AGZ)

Zoveel ondersteuning op dit vlak kunnen we helaas niet blijven bieden én we zijn de laatste maanden met zijn allen natuurlijk heel wat digivaardiger geworden! Daarom zijn we overgegaan op een semi-DIY werkwijze*:

1. Startgesprek: Gesprek tussen de organisator van het webinar en iemand van de video-unit en/of TLC. Hierin wordt de organisator bevraagd om zo te komen tot een aantal handvatten, de juiste eerste stappen en beslissingen over bijvoorbeeld de opzet, vorm, applicatie, etcetera.
2. Voorbereiden: Met behulp van de handleiding ‘Online evenementen en webinars organiseren’ bereidt de organisator zelfstandig het hele webinar/evenement voor. Natuurlijk kunnen tussendoor nog vragen worden gesteld aan de video-unit/TLC.
3. Generale repetitie: Tijdens de generale repetitie is iemand van de video-unit/TLC bereikbaar voor het geval hulp nodig is. Deze persoon is niet daadwerkelijk aanwezig bij de generale repetitie.  
4. Webinar/event: Het webinar/evenement zelf voert de organisator geheel zelfstandig uit. Mocht hier toch ineens nog hulp nodig zijn, dan staat in de handleiding aangegeven wie waarvoor te raadplegen is. 

Op de website video.saxion.nl/aandeslag vind je de handleiding om een webinar of online event te organiseren of download hem rechtstreeks via deze link.

*In deze werkwijze zit iedere spreker/organisator/moderator/deelnemer op afstand, individueel achter een eigen pc. Is dit niet mogelijk bij het webinar/evenement dat jij organiseert, of wil je het bijvoorbeeld qua camera’s en setting professioneler aanpakken? Neem dan contact op met de Saxion Video-unit ([email protected] of 088019 1616). Zij kijken samen met jou naar de mogelijkheden en schakelen waar nodig een externe partij in.

Vlak voor de vakantie was een concept-versie van de handleiding klaar en kwam vanuit AGZ de vraag om te helpen bij het organiseren van een webinar. Een mooi moment om de nieuwe werkwijze en handleiding te ‘testen’. Björn Sluiter heeft dit webinar op deze nieuwe wijze georganiseerd en deelt hieronder zijn ervaringen.

Kun je jezelf even kort voorstellen?

Sinds eind februari van dit jaar werk ik als projectleider voor Saxion Hogeschool. Ik werk nu aan het project “Gezond ouder worden in twee werelden”. In dit project werken verschillende partners in Overijssel samen aan initiatieven voor migrantenouderen op het gebied van wonen, welzijn en zorg. Deze initiatieven dragen bij aan het verbeteren van de gezondheid en het welbevinden van migrantenouderen. Dat doen we concreet door het opzetten van een ‘Leernetwerk’ en het organiseren van ‘Living Labs’.

Waar ging het webinar over en waarom is deze georganiseerd?

Het webinar van afgelopen 10 september had als titel: ‘Beeldbellen voor Migrantenouderen’. Voor ons project is kennisuitwisseling heel belangrijk. Natuurlijk speelt COVID-19 een zeer belangrijke rol bij de keuze voor een webinar. Vanuit het projectprogramma organiseren we met regelmaat bijeenkomsten voor (zorg)professionals, ook studenten informeren we graag. Op dit moment is het ondoenlijk om fysieke bijeenkomsten te organiseren voor grote groepen mensen. Het digitale platform van Blackboard biedt dan een uitkomst.

Hoe heb je het organiseren van dit webinar aangepakt?

Er zit een hoop organisatie in een webinar. Zeker als je het voor het eerst doet. Er is een aandeel voor de techniek, maar de inhoud (wat is je boodschap en hoe geef je die het beste vorm en met wie?) staat natuurlijk centraal.

Omdat ik wist dat er in de komende tijd meer webinars vanuit ons project zullen gaan volgen (29 okt de eerstvolgende) heb ik een stevig draaiboek ontwikkeld die het best past binnen onze eigen situatie.

Op advies van TLC (Jantine te Molder & Cecille Plomp - Bogaard) ben ik de mogelijkheden gaan verkennen binnen Collaborate.

TLC heeft een aantal handleidingen en ondersteunende documenten ontwikkeld. Wat komt er allemaal bij kijken…. Daarin stond ook bijvoorbeeld het advies om een generale te organiseren. Dat heb ik meteen overgenomen.

We hebben het onszelf niet gemakkelijk gemaakt door zo’n eerste webinar meteen 4 sprekers en een gespreksleider te presenteren, maar het zorgde wel voor de gewenste dynamiek. 

Hoe is het webinar verlopen? Wat ging goed, wat was bijzonder, wat waren de reacties van deelnemers?

Als projectteam kijken we terug op een geslaagd event. De opkomst was goed en mensen bleven ‘zitten’. De afwisseling met de 4 sprekers pakte heel goed uit. Het verliep allemaal soepel voor de deelnemers. De vorm werd erg gewaardeerd. De deelnemers konden in de chat vragen stellen die onze gespreksleider tijdens het event heeft voorgelegd aan de sprekers. Deze tool vergroot de betrokkenheid van de luisteraar.

Heb je nog tips voor anderen die iets soortgelijks willen organiseren? Wat moeten ze bijvoorbeeld juist wel of juist niet doen? Wat moet je echt niet vergeten?

Er is door de sprekers gebruik gemaakt van powerpoints en losse filmpjes. Ik heb een dag van te voren alle presentatiemiddelen klaar gezet in de omgeving van collaborate. Wanneer een spreker werd aangekondigd zette ik snel de powerpoint klaar. Zo kan de spreker zich focussen op zijn/haar verhaal en behoud ik als moderator de regie.

En tot slot; in de handleiding van TLC wordt Chrome als browser geadviseerd. Neem dit advies ter harte, je hebt namelijk in andere browsers niet altijd meteen door dat iets niet werkt. Ik was daarin wat eigenwijs, maar kwam er gelukkig op tijd achter!