Drie maanden lang sloot Saxion noodgedwongen haar deuren, maar vanaf maandag 15 juni zullen de eerste onderwijsactiviteiten in Apeldoorn, Deventer en Enschede voorzichtig weer op gang komen. Achter de schermen werken Sandra van Dieren (manager Onderwijsplanning en Toetsing) en Agnes Capelle (manager Facilitaire Serviceorganisatie) samen met tal van collega’s keihard om dit voor de studenten en medewerkers zo veilig én plezierig mogelijk te laten verlopen. “We kijken daar als dienstverleners écht naar uit.”
Heropening hoger onderwijs
Halverwege mei besloot het kabinet dat hogescholen en universiteiten vanaf maandag 15 juni weer beperkt onderwijsactiviteiten mogen aanbieden: praktijklessen, examens, tentamens en begeleiding van kwetsbare studenten die online niet mogelijk is. Het onderwijs mag conform de huidige afspraken plaatsvinden tussen 11.00 – 15.00 uur en na 20.00 uur, zodat studenten de spits kunnen vermijden. Activiteiten kunnen wel tussen 15.00 - 20.00 uur plaatsvinden als ze niet eindigen of beginnen tussen 15.00 - 20.00 uur. Uiteraard moet altijd en overal rekening gehouden worden met de 1,5 meter afstand en de overige geldende RIVM- en GGD-richtlijnen.
Nee, een verrassing is het niet als minister-president Mark Rutte op dinsdag 19 mei tijdens een persconferentie aankondigt dat het hoger onderwijs vanaf 15 juni weer beperkt onderwijsactiviteiten mag aanbieden. Agnes Capelle, manager van de Facilitaire Serviceorganisatie van Saxion, weet op dat moment al dat het eraan zit te komen. “We waren ons al aan het voorbereiden”, legt ze uit. “Uiteindelijk wordt er tijdens zo’n persconferentie kort iets over gezegd en krijgen we een protocol van de Vereniging Hogescholen, waarin staat wat er onder welke voorwaarden mag gebeuren en met welke richtlijnen we het onderwijs kunnen herstarten.”
Ook Sandra van Dieren, als manager Onderwijsplanning en Toetsing verantwoordelijk voor de les- en toetsroosters bij Saxion, zat in de weken voor de persconferentie niet stil. “Vanaf het moment dat het College van Bestuur besloot dat Saxion in ieder geval tot 1 juni online onderwijs zou aanbieden, dachten wij met ons team al na: wat betekent dit voor ons? Daarbij houd je er ook rekening mee dat straks een hybride situatie kan ontstaan, waarbij je een online en fysiek rooster moet combineren. Ook hebben we het toetsbureau direct omgeturnd tot een digitale helpdesk. We zijn dus al in een vroegtijdig stadium aan de slag gegaan.”
Nieuwe capaciteit
Informatie verzamelen, rondes door de gebouwen maken, contact leggen met andere hogescholen en overleggen met schoonmaak- en cateringpartners, vervoersbedrijven en veiligheidsregio’s: het is slechts een kleine greep uit het takenpakket van de Facilitaire Serviceorganisatie en de werkgroep gebouwen, die al snel wordt opgezet. Agnes: “Daarmee zijn we direct gaan brainstormen: wat komt er allemaal op ons af? Wat moeten we regelen in onze gebouwen? Wat was de capaciteit en wat is de nieuwe capaciteit? Die moet je berekenen op basis van de anderhalve meter afstand en het feit dat er één persoon per 10 vierkante meter naar binnen mag. Hoe ga je met die schaarse capaciteit om?”
Zo heeft het hoofdgebouw in Enschede te maken met draaideuren, waarvan één de ingang wordt en de ander de uitgang. “Daar mag maar één persoon tegelijk doorheen en dat zijn er dus maar twaalf per minuut. Dat is wel een beperking.” De routing is daarom een belangrijk component. Want hoe leid je studenten zo snel mogelijk naar hun toets- of praktijklokaal, zonder dat er rijen ontstaan en mensen te dicht bij elkaar in de buurt komen? “In sommige gangen kunnen we tweerichtingsverkeer hanteren, die zijn breed genoeg. Op de trappen wordt het wel eenrichtingsverkeer. De routes stippelen we uit door middel van wand- en vloerstickers. Samen met de Dienst Marketing en Communicatie hebben we daarvoor een mooi ontwerp gemaakt en die worden op dit moment (vrijdag 29 mei, red.) aangebracht.”
(tekst gaat verder onder de afbeeldingen)
Ook bij het maken van de roosters spelen de nodige uitdagingen. “Roosteren is het matchen van verschillende variabelen: de docent, de student, de inhoud van het onderwijs en de ruimte. We zien dat er met het online onderwijs een nieuwe variabele bij komt en dat enkele variabelen door de huidige situatie anders zijn. Dan is het dagelijks zoeken naar wat dat betekent. Waar er voorheen 32 studenten in een lokaal pasten, zijn dat er nu misschien tien. Gaan we dan drie keer dezelfde les geven? Ook moeten de activiteiten maximaal verspreid worden over de week. Dat is iets waar we normaal niet op sturen.”
Multidisciplinair proces
Elk jaar doen de teams van Agnes en Sandra samen een inventarisatie om te kijken of beide planningen goed met elkaar matchen. De heropening van 15 juni én de mogelijke opschaling vanaf 1 september vragen echter om intensiever overleg. “Er wordt nu nog meer multidisciplinair samengewerkt”, vertelt Agnes. “En dat is heel gaaf. De onderwijsbehoefte blijft daarbij leidend. Wat is die behoefte en hoe matchen we die vraag met het aanbod van ruimte? En wat doen we als die vraag groter is dan het aanbod?” Sandra: “We zijn daarvoor constant onderling aan het afstemmen. Rooster maken is altijd een multidisciplinair proces – dat doen we in nauwe samenwerking met de academies – en omdat wij dat gewend zijn, kunnen we als team heel snel schakelen. En je ziet dat in zo’n crisissituatie veel meer begrip heerst bij iedereen.”
Agnes ziet dat de bijzondere situatie voor iedereen lastig is. “Ook de huismeesters en receptionisten verlangen heel erg naar de gewone situatie. Ze kunnen nu werk en onderhoud doen dat was blijven liggen, maar het voelt anders. We vragen veel van deze mensen. Ze zitten in de vuurlinie en hebben goed meegedacht. Je merkt nu hoe waardevol het contact is met collega’s.”
Big smile
Wanneer studenten straks de gebouwen van Saxion betreden, zullen ze bij de ingang hun handen moeten ontsmetten. Dat is direct de enige hygiënemaatregel die ze zelf moeten nemen. “Voor de rest kunnen ze ervan uitgaan dat alles hygiënisch op orde is. Surveillanten maken tussen de toetsen door de tafels en toetsenborden schoon en de schriftelijke toetsen worden in gesloten enveloppen op de tafels klaargelegd. Na de toets mogen de studenten direct naar huis en wordt van ze gevraagd niet te blijven hangen. Dat mag straks na de praktijklessen wel, omdat we ook willen testen hoe dat gaat. We willen uiteindelijk niet overreguleren of politieagentje spelen. Studenten moeten straks weer met een big smile door de school lopen.”
Het zal in het begin onwennig zijn, dus je wil mensen goed op weg helpen. We willen niet alleen dat mensen zich veilig voelen, maar ook dat iedereen zich echt welkom voelt.
Onwennig
De periode van 15 juni tot de zomer beschouwt Agnes als een testfase. “We willen, zeker in het begin, elke dag een wrap up doen met onze mensen: hoe gaat het? Waar loop je tegenaan? Tot 1 juli willen we dagelijks kunnen bijsturen. En in juli gaan we echt evalueren, zodat we in september de dingen op orde hebben.” Sandra: “Van alles wat we nu doen, proberen we te leren. In het eerste kwartiel van het studiejaar wordt altijd het meeste onderwijs gegeven en hebben we de hoogste studentenaantallen. Voor mij is de testfase geslaagd als we in de tweede helft van kwartiel 1 met elkaar het idee hebben dat het draait.”
De komende periode wordt dus een spannende. “We denken dingen op papier uit en kunnen de komende weken op kleine schaal kijken hoe het in werkelijkheid gaat”, aldus Sandra. “En een combinatie van online en fysiek onderwijs: dat hebben we nog nooit gedaan.” Agnes: “Het zal in het begin onwennig zijn, dus je wil mensen goed op weg helpen. We willen niet alleen dat mensen zich veilig voelen, maar ook dat iedereen zich echt welkom voelt.”
Veilige en plezierige anderhalve-meter-school
Over de situatie na de zomer kunnen Agnes en Sandra nog niet zoveel zeggen. “Het kan twee kanten op gaan”, legt Sandra uit. “Wanneer de maatregelen worden verruimd, moeten we kijken hoe we gaan opschalen en bij een tweede golf moeten we weer omschakelen naar volledig online onderwijs.” Agnes: “We hebben wel de intentie om na de zomer meer werkplekken beschikbaar te maken voor zowel studenten als medewerkers, ook in het kader van hun welzijn. Maar nog steeds blijft dan het advies: werk zoveel mogelijk thuis. Dat zal tot het einde van het jaar wel zo blijven.”
Uiteindelijk hebben Sandra en Ages maar één doel: de studenten en medewerkers verwelkomen op een veilige en plezierige anderhalve-meter-school. “We kijken daar als dienstverleners écht naar uit”, vertelt Agnes. Sandra: “We doen ons best om snel te schakelen. Dat is de afgelopen periode goed gelukt en dat geeft vertrouwen. En mocht het straks allemaal weer anders worden, dan vinden we ook daar weer een oplossing voor.”
