'De grootste uitdaging in onze gebouwen? De balans tussen gastvrijheid en veiligheid'

Half maart, op de eerste maandag van de lockdown stond Jan Tromp met een aantal collega’s uit zijn dienst in een leeg gebouw. Het was een onwerkelijke situatie: “Al waren er natuurlijk aanwijzingen dat we op dit scenario uit zouden komen, toch word je ineens losgeknipt van de normale gang van zaken,” vertelt Jan. “Het hielp dat we als organisatie al een Veiligheidsteam hadden, dat snel bijeen kwam, stappen zette en knopen doorhakte. Samen met het College van Bestuur en vertegenwoordigers vanuit het onderwijs en onze ondersteunende diensten kijk je met een brede blik naar wat er, in welke volgorde, moet gebeuren. Natuurlijk had de veiligheid en het welzijn van onze studenten én de voortgang van het onderwijs de hoogste prioriteit. Saxion heeft die dagen snel en duidelijk gecommuniceerd: ‘we gaan over op online onderwijs. Je kunt niet meer naar onze gebouwen toekomen.’ De kaders waren vanaf het begin helder. Ik denk dat dat goed is geweest. Iedereen heeft zich daar in gevoegd, al was het natuurlijk een rollercoaster waarin we met elkaar belandden.”

Unieke situatie

Hoewel de coronacrisis een zorgelijke aanleiding vormde, ziet Tromp ook nadrukkelijk de andere kant van deze unieke situatie: “Het mooie is dat deze periode ook veel energie en creativiteit losmaakt om het goede te doen. Voor onze studenten en medewerkers. Natuurlijk zien we, op facilitair gebied, dat er voor een groep medewerkers even wat minder werk is. Denk aan de repro of aan onze evenementenafdeling Sax Events. Die functioneren juist op volle kracht bij een volle school. Maar er ontstaan ook weer andere mogelijkheden. Onze huismeesters helpen de schilder nu bij het onderhoud van de gebouwen.”

In de eerste weken, zo vertelt Tromp, was het op facilitair gebied vooral praktisch schakelen. Het was een behoorlijke logistieke operatie om zo veel mogelijk medewerkers op een veilige manier de kans te geven meubilair en apparatuur op te halen. Om thuis een goede werkplek in te richten, voor zover dat nodig was. Daarnaast waren er de leveranciers, moest de catering stopgezet worden, ging de schoonmaak anders werken. “Eerst is de school even helemaal dichtgegaan. Al snel hebben we gekeken wat opgepakt moest worden, doorgang moest vinden. Legionella-controles zijn belangrijk, net als de verplichte keuringen voor onze lift- en roltrapinstallaties. Als we straks, hoe beperkt ook, onze gebouwen weer gaan gebruiken, moet dat op een veilige en verantwoorde manier kunnen. We zitten nu in de fase waarin we onze gebouwen onderhouden, op een gecontroleerde manier, met een beperkt aantal mensen op de vloer.”

Plannen voor de korte en middellange termijn

Nu de eerste fase achter de rug is, draait het vooral om kijken wat er wél kan, om het maken van plannen voor de korte en middellange termijn, aldus Jan. “We hebben, in goed overleg en volgens duidelijke richtlijnen een beperkt aantal studenten en medewerkers toegang tot de school verleend. Denk daarbij aan studenten die in hun thuissituatie heel moeilijk verder konden. Zij gebruiken nu een aantal plekken in de bibliotheekvestigingen om te studeren. Ook zijn er medewerkers op de vloer die dat moeten faciliteren: collega’s van de beveiliging, de receptie, de huismeesters. Een deel van de internationale studenten maakt gebruik van onze huisvesting. Ook daar zijn de huismeesters bij betrokken. Niet alleen voor het onderhoud, ze spelen ook een belangrijke sociale rol in het contact met deze studenten. Hun rol gaat veel verder dan het maken van een kapotte kraan.”

Vanaf juni tot aan de zomervakantie ligt de focus in facilitair opzicht op het mogelijk maken van eindtoetsen, praktijktoetsen en -onderwijs: de activiteiten waarvoor geen goed online alternatief is, zoals voor studenten van de Academie Gezondheidszorg. Ook is er de wens, vertelt Tromp, om beperkt te testen met lessituaties voor het nieuwe collegejaar. “Als de overheidsmaatregelen het toelaten, willen we onderzoeken hoe studenten en medewerkers zich in zo’n anderhalve meter-setting voelen en gedragen, wat de mogelijkheden zijn, waar we met elkaar tegenaan lopen.”

Onderwijsruimten en beschikbare kantoorwerkplekken

Momenteel onderzoekt een facilitaire werkgroep diverse thema’s. Veel draait daarbij om beschikbare ruimte, verkeersstromen en hygiëne. “Als we naar onze onderwijsruimte kijken, zien we op basis van allerlei berekeningen dat we straks over 25 tot 35% van normale capaciteit kunnen beschikken. De kantoorwerkplekken zijn we nog aan het inventariseren. We verwachten daar ook op minder dan de helft van de oude capaciteit uit te komen. Dat vormt nu het vertrekpunt om vraag en aanbod met elkaar te matchen. Met onze afdeling Roosteren en Toetsen kijken we nu naar wat er straks voor het onderwijs kan. Daarbij wachten we ook nog op aanvullende richtlijnen voor het hoger onderwijs vanuit Den Haag. Ook staan we in contact met het gehele hoger onderwijs en Vereniging Hogescholen. Saxion is geen eiland, we wisselen volop kennis uit en leren van onze partners.”

Beperkte capaciteit van parkeerplekken, draaideuren en roltrappen

Het in kaart brengen van een klantreis, ofwel customer journey, was één van de aandachtspunten van de FSO. Daarin komen alle aspecten aan bod waarmee studenten, medewerkers en bezoekers straks te maken krijgen. Jan: “Dat begint al bij vervoer: hoe kom je bij Saxion? Een groot deel van onze populatie komt met het openbaar vervoer. We weten dat die capaciteit beperkt blijft. We staan daarover in contact met de openbaar vervoerbedrijven en met de veiligheidsregio’s waartoe we behoren. Je wilt ook niet dat iedereen met de auto komt, al is het alleen al om de beperkte parkeercapaciteit. Misschien kunnen meer mensen de fiets pakken. Veel onderwijsactiviteiten moeten waarschijnlijk buiten de spits gepland worden. Het tweede vraagstuk is hoe je iedereen toegang tot de gebouwen verleent. Een draaideur, die nog maar één persoon per compartiment kan binnenlaten, geeft 720 mensen per uur toegang tot ons gebouw. Mensen zullen misschien wel per vleugel naar binnen komen. Eenmaal gearriveerd, moet je je handen desinfecteren, kun je met minder mensen tegelijk de roltrappen en trappen op. Alles zal meer tijd kosten. Je kunt niet vijf minuten voor aanvang van je college aan komen hollen.”

Hybride hogeschool

Volgens Tromp zal de hele zomerperiode in het teken staan van het inrichten van de anderhalve meter-setting. Vanaf 1 september ontstaat er een hybride hogeschool, waarbij studenten en medewerkers deels op de campus, deels thuis studeren en werken. “Dat roept natuurlijk allerlei vraagstukken op,” aldus Jan. “De schoonmaak is en blijft belangrijk, de manier waarop we onze catering voort kunnen zetten ook, net als de inrichting van werkplekken en lesruimtes. Met de afdeling HRM bekijken we wat het thuiswerken op langere termijn betekent, bijvoorbeeld op het gebied van de Arbo-richtlijnen.

Vriendelijke en gastvrije hogeschool

Vanuit mijn rol vind ik het daarnaast belangrijk dat we juist onze nieuwe studenten de kans geven zich bij Saxion thuis te voelen. Dat we hen de mogelijkheid bieden elkaar live te ontmoeten, een band op te bouwen, onderdeel van onze community te worden. Los daarvan willen we ook niet toe naar dominante handhaving van de regels in onze gebouwen. De grootste uitdaging is het zoeken naar de goede balans tussen gastvrijheid en het veilig kunnen gebruiken van onze gebouwen. Natuurlijk moet je elkaar aan kunnen spreken, waar het niet goed gaat, maar we willen ook die vriendelijke en gastvrije hogeschool blijven die we altijd geweest zijn. We willen geen gebouw vol rode linten worden. Er moet voldoende ruimte zijn elkaar te ontmoeten en de goede sfeer te behouden. Je hebt hierin ook te maken met emoties. Niet iedereen heeft dezelfde uitgangssituatie als het om gezondheid gaat: zowel persoonlijk als van kwetsbare familieleden. Net als de overheid, leggen we als hogeschool de nodige verantwoordelijkheid bij onze studenten en medewerkers neer. Dat doen we vanuit een gevoel van vertrouwen. We kunnen van alles bedenken en afspreken, maar veel hangt straks af van hoe we daar samen als Saxion’ers een goede invulling aan geven.”