Inclusiever hybride werken dankzij nieuwe toolkit

Naar rechts voor de A-vleugel, vermeldt een bordje aan het plafond. Achter het glas zitten mensen om een tafel, kijkend naar mensen op een scherm. In een open ruimte loopt een student met een koptelefoon op haar hoofd vrolijk pratend heen en weer. Het zijn zomaar wat indrukken, onderweg naar de werkplek van Mijke Hartendorp bij Saxion Deventer. Tegelijkertijd zijn het indrukken die voor iedere medewerker of student een andere betekenis zullen hebben. Welkom in de wereld van het hybride werken.

“Het hybride werken heeft sinds 2020 door corona een enorme boost gekregen,” vertelt Mijke. “Daar hoort echt een andere manier van samenwerken bij dan wanneer iedereen op kantoor is. Nederland is koploper hybride werken in Europa, maar er worden nauwelijks afspraken over gemaakt. Zoals: hoe doe je dat dan op zo’n manier dat het werkt voor iedereen?”

Begrip en acceptatie

Het project waaraan Mijke bijdroeg richtte zich precies op die vraag. De toolkit voor inclusief hybride werken – de belangrijkste uitkomst van het project – is inmiddels voor iedereen online beschikbaar. Volgens Mijke moeten teams hiermee vooral zelf aan de slag gaan, waarbij ze in overleg kunnen kiezen voor een specifiek onderdeel om mee te starten. Los van praktische handreikingen, zoals een vergaderetiquette, gaat het bij de toolkit op de achtergrond vooral over dingen als begrip en acceptatie.

“Ja,” reageert Mijke, “daar spelen we met alle tools heel erg op in. Je moet het als een gemeengoed zien, zo’n tool. Het moet bijvoorbeeld niet de verantwoordelijkheid zijn van iemand met een beperking. Om goed te kunnen functioneren als team, ga je samen afspraken maken. Er mag niet het idee ontstaan dat bepaalde aanpassingen speciaal voor één persoon worden gedaan, want dat kan zo iemand als een grote last ervaren.”

Kompas

Om de juiste koers te kunnen varen als inclusief hybride team, is het zogenaamde ‘Kompas’ van de toolkit onmisbaar. “Je kan alle tools individueel inzetten,” licht Mijke toe, “maar als je er voor het eerst mee aan de slag gaat dan raden we aan om te beginnen met het Kompas. Daar zitten allemaal vragen in, zoals: welke taken doe je thuis? Welke taken doe je op het werk? En wat heb je allemaal nodig bij het uitvoeren van die taken? Het is eigenlijk een soort vragenlijst, waarbij we ook telkens voorbeelden geven.”

Ieder teamlid moet zo’n ‘lijst’ afzonderlijk invullen, waardoor er bepaalde behoeften naar voren komen. Aan de hand van die behoeften worden uiteindelijk concrete werkafspraken gemaakt. Hierbij wordt de teamleider aangespoord om alle input zoveel mogelijk mee te nemen, maar de behoeften van medewerkers met een beperking wel net iets zwaarder te laten wegen. Een afspraak die je vervolgens samen kunt maken, is dat je het bijvoorbeeld belangrijk vindt om elkaar eenmaal per week fysiek te ontmoeten. Onderbouwing is hierbij noodzakelijk: gaat zo’n ontmoeting alleen over werk, of gaat het ook om informeel sociaal contact?

Reistijd

Bij organisaties waar hybride werken de norm is, zijn er altijd mensen die vaker voor het kantoor kiezen en mensen die vooral veel thuis willen werken. Om verschillende redenen werken mensen met een beperking verhoudingsgewijs wel wat meer thuis. Voor iemand in een rolstoel kan een treinreis bijvoorbeeld al een hele onderneming zijn. “Op het station heb je wel eens dat de lift niet werkt,” illustreert Mijke. “Dan moet je doorrijden naar het volgende station, om daar een trein terug te nemen die aankomt op een perron waar de lift wél functioneert. Voor sommige beperkingen geldt ook nog dat het opstarten van de dag relatief veel meer tijd en energie kost. Als je dan om negen uur aankomt op je werk, dan heb je er al een halve dag op zitten. Niet iedereen beseft dat.”

Eenmaal op kantoor, kan iemand met een beperking nog steeds lastige situaties tegenkomen waar collega’s soms niet bij stilstaan. Mijke heeft zelf een visuele beperking. Ze geeft het voorbeeld van een vergadering waarbij ze in het begin vooral bezig is om na te gaan wie er allemaal aanwezig zijn, waardoor ze haar aandacht nog niet goed op de vergaderagenda kan richten. Een werkafspraak zou dan kunnen zijn om aan het begin van een vergadering allemaal iets van je te laten horen.

Keuzevrijheid

De Toolkit inclusief hybride werken kan waardevol zijn voor iederéén die doet aan hybride werken. Zo heeft iedereen baat bij heldere vergaderafspraken. Of denk aan het inplannen van een ‘concentratie-uurtje’, waarin medewerkers die daar behoefte aan hebben zich ongestoord op specifieke taken kunnen richten. De mogelijkheid om in zo’n geval ook thuis te kunnen werken, ervaren veel mensen als een verademing. Met het project rondom de toolkit moest die keuzevrijheid – en daarmee het gevoel van autonomie – worden gefaciliteerd. Iets wat heel letterlijk gold voor praktijkpartners Universiteit Utrecht, Hogeschool Utrecht, Rabobank, ProRail en UMC Utrecht. 

“Daar troffen we soms van die belhokjes aan,” herinnert Mijke zich. “Die waren de hele tijd bezet. Als je op drukke dagen gebruik wilt maken van zo’n kleine stilteruimte, dan lukt dat vaak niet. Omdat je zoiets niet als werkplek kunt claimen.” Dan maak je dat claimen toch wél mogelijk, zou je zeggen? Mijke: “Maar dan worden mensen daar vervolgens op aangesproken: jij komt naar kantoor, en dan ga je altijd in zo’n hokje zitten. Terwijl achter de komst naar kantoor misschien wel de behoefte aan structuur schuilt. Of misschien heeft iemand thuis gewoon níet zo’n plekje.”

Koffiepraat

Het zijn bevindingen die bijvoorbeeld kunnen leiden tot de afspraak dat het merendeel van een team flexibel werkt, maar dat er voor een aantal mensen een vaste werkplek wordt gereserveerd. “Wat ik mooi vind,” zegt Mijke, “is dat mensen zich zo weer even bewust worden van elkaars situatie. Dat zorgt voor begrip. Je ziet dat anderen ook tegen dingen aanlopen, wat weer zorgt voor meer teamgevoel.”

Naast iets tastbaars als een eigen werkplek, kan iets als ‘koffiepraat’ ook een behoefte zijn. Iemand die veel thuiswerkt en als enige online aansluit bij vergaderingen, zou soms het gevoel kunnen krijgen te worden ‘vergeten’. Omdat je meekrijgt hoe collega’s gezellig kletsend een vergaderruimte binnenkomen, waarna er meteen wordt gestart met het overleg. In zo’n geval kan bijvoorbeeld worden besloten om aan het begin van een meeting iedereen te vragen om kort iets te delen; daarbij kan het gaan om een werksucces, maar ook om iets minder formeels als een aanstaande verhuizing. De toolkit beschikt in dit verband over de ‘Online Teamverbinder’, een tool die teams kan helpen om ook op afstand de onderlinge band te versterken. Wat te denken van een ‘virtuele koffiedate’ voor collega’s die elkaar weinig spreken?

Meer dan een checkbox

Is het niet uitdagend om al die verschillende behoeften en afspraken op een werkbare manier te implementeren? “Als teamleider heb je daarbij wel een hele belangrijke rol,” reageert Mijke. “Ik weet bijvoorbeeld dat ze bij ProRail en Rabobank bezig zijn om inclusieve teamleiders op te leiden. Ook als je nieuwe mensen werft, geef je dan aan dat inclusieve vaardigheden horen bij de gevraagde competenties.”

Ook medewerkersnetwerken kunnen helpen bij de goede implementatie van een inclusievere manier van hybride werken. Bij Saxion is een van die netwerken opgericht door Mijke zelf, speciaal voor collega’s met een beperking. “In het begin waren we slechts met z’n achten, een leuk groepje dat het samen heel goed had. Nu zijn we gegroeid, en zien we dat anderen ons in de praktijk ook echt weten te vinden. Onze stem wordt nu vaker meegenomen bij de dingen die je als organisatie doet. Dat zorgt ervoor dat inclusiviteit meer dan alleen een checkbox wordt.”

Fotografie: Thomas Busschers